- Hibás a számla, ha az áfa-törvény szerinti kötelező adatokat nem, vagy nem megfelelő módon tartalmazza, illetve ha az adóalap és az adó összege helytelenül került megállapításra.
- A számla módosításának formájára, technikájára nincs kötelező jogszabályi előírás.
- A számla módosításának fizikai formája ugyanúgy lehet kézi vagy gépi számla. A NAV álláspontja szerint kézi számla módosítása lehetséges gépi számlával és a fordítottja is elfogadott.
- A kézi számla javítása a számla adót és adóalapot érintő adatain kívül a rontott adat áthúzásával (eredeti olvashatósága mellett) és a helyes adat alá-, fölé-, mellé írásával, a javítást végző aláírásával, a javítás időpontjának feltüntetésével történhet. Az összes példányt vissza kell helyezni a tömbbe és egyszerre kell javítani.
- A gépi számla adatai kézi számlánál leírt módon kézzel, áthúzással nem javíthatók.
- Minden számla esetében igaz, hogy a módosítás történhet az eredeti számla érvénytelenítésével (sztornó számla) és új számla kibocsátásával, illetve helyesbítő számla (a törvény fogalmazása szerint, számlával egy tekintet alá eső okirat) kibocsátásával.
- A számlával egy tekintet alá eső okirat nevének alkalmazása nem kötelező, de adattartalma (sorszám, hivatkozás, módosítás természete, számszerű hatása) igen.
- Amennyiben az adóalap és az adó változik, akkor még komolyabban kell kezelni a módosítást. A helyesbített számla számlabefogadó részéről történő befogadását is igazolni kell, mivel az adólevonási jog több esetben ehhez a feltételhez is kötődik.
- Amennyiben a számlabefogadó észleli, hogy a számla hibás, akkor visszaküldheti a számlát vagy kérheti annak javítását. Az első esetben a helyesen kiállított számla lesz a bizonylat, míg a második esetben az eredeti és a módosító bizonylat(ok) együtt teljesíti(k) az ügylet valós tartalmát és ez alapján kerülhet áfa levonásra.
- Ha a számla módosítására áfa-bevallást követő időszakban kerül sor, akkor az eredeti bizonylat nem küldhető vissza, az eredeti és a módosítást igazoló bizonylat együttesen szolgálja az áfa levonás helyességét.